Abteilungsleitung Veranstaltungsmanagement / Organisationsleitung Internationale Sommerakademie
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Das Kunstuniversitäre Betriebsbüro (KUBB) der Universität Mozarteum Salzburg ist die zentrale, interdisziplinär zusammengesetzte Koordinationsstelle zur strategischen Planung, Begleitung und Qualitätssicherung von öffentlichen Veranstaltungen an der Universität.
Das KUBB unterscheidet sich in seiner Struktur und Arbeitsweise bewusst von etablierten Veranstaltungsbetrieben (wie Konzerthäusern oder Theatern): Im kunstuniversitären Kontext liegt der Fokus nicht allein auf der Veranstaltung als „Endprodukt“, sondern auf dem gesamten Prozess – von der Idee über Planung und Durchführung bis zur Reflexion und Dokumentation. Es versteht sich daher nicht als hierarchisch strukturierte Organisationseinheit, sondern als agiles und lernendes Gremium, in dem alle am Veranstaltungsprozess beteiligten Abteilungen und Services gleichberechtigt zusammenwirken.
Das KUBB bietet den Rahmen, der professionelle Veranstaltungsstandards sicherstellt und zugleich Raum für künstlerische und organisatorische Entwicklung, Experiment und Diskurs bietet.
Im KUBB arbeiten zentrale Bereiche der Universität eng zusammen – darunter die Abteilungen für Veranstaltungsmanagement, Veranstaltungstechnik, PR und Marketing, Digitale Medien sowie das Orchester- und Chormanagement. Ergänzt wird dieses Kernteam nach Bedarf durch Vertreter*innen weiterer Abteilungen und Departments der Universität.
Aufgaben des KUBB
Strategische Planung der öffentlichen Veranstaltungen der Universität
Koordination des universitären Veranstaltungskalenders, von Veranstaltungsprojekten, Räumen und Ressourcen
Qualitätssicherung bei Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen
Beratung und Unterstützung für Projektleiter*innen, Studierende und externe Partner*innen
Entwicklung von Standards und Leitfäden für Veranstaltungsformate und -prozesse
Förderung von Qualifizierungsangeboten im Veranstaltungsbereich für Studierende
Darüber hinaus begleitet das KUBB größere Projekte und unterstützt innovative Veranstaltungsformate im Zusammenspiel von Kunst, Lehre und Öffentlichkeit.
Für die Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen nutzen wir die Plattform Evis als zentrales digitales Planungstool.
Evis dient uns als „digitales Cockpit“, in dem alle projektrelevanten Informationen gebündelt werden – von Zeitplänen und Aufgabenverteilung über Kommunikation bis hin zu Budgetübersichten. Die Plattform ermöglicht uns so eine übersichtliche und effiziente Koordination.
Durch die Arbeit mit Evis greifen alle Beteiligten auf eine einheitliche Datenbasis zu, was Abstimmungsprozesse erleichtert und Transparenz schafft. So können organisatorische Abläufe klar strukturiert werden und es bleibt mehr Raum für die künstlerische Entwicklung und Umsetzung der Projekte.
Um mit Evis vertraut zu werden, bietet das KUBB Einführungen und Schulungen an, um Projektleiter*innen, Lehrende und Studierende gezielt im Umgang mit der Plattform zu unterstützen und ihnen praxisnahe Kompetenzen im digitalen Veranstaltungsmanagement zu vermitteln.
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Hilfe zur Selbsthilfe
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Die Planung von Großprojekten unterliegt einem Jahresrhythmus, der immer am 15. September mit der Deadline für das Anmelden von Großprojekten für das Studienjahr 2027/2028 an kubb@moz.ac.at startet.
Oktober
Es werden sämtliche Projektanträge gesichtet und strukturiert, im Anschluss wird eine Planungsübersicht für den Orchesterbeirat erstellt.
Dezember
Die Jahresplanung wird finalisiert und an die Projektleiter*innen kommuniziert.
März-April
Alle Veranstaltungen mit vollständigen Infos werden im digitalen Veranstaltungskalender auf moz.ac.at veröffentlicht. Es folgt eine Planung der weiteren Werbemaßnahmen.