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0. Vorwort

Bevor wir überhaupt beginnen, zunächst ein Caveat: Heutzutage (3/2011) haben Präsentationen im Gegensatz zu optisch erläuterten verbalen Darstellungen derart überhand genommen, dass die Gefahr besteht, dass der Betrachter mit einer Fülle von Effekten überhäuft wird, anstatt dass das Hauptaugenmerk auf ein klar und kritisch durchdachtes Konzept gerichtet wird mit einer angemessenen Anzahl von Folien (25-50) oder durch direktes Schreiben und Zeichnen während des Vortrags (z.B. unter Verwendung von Zeichentabletts). Dazu wird die Materie oft unzulässig stark simplifiziert und reduziert, was beim Zuhörer trotz der ausführenden Begleitbeschreibung zum Denken und Urteilen in Balkenlettern führt. So begibt sich mancher intelligente Vortragende bewusst oder unbewusst auf das technische Niveau einer Kronen- (Österreich) oder Bildzeitung (Deutschland). Was die Qualität einer Entscheidung anbelangt die auf Grund von Balkenlettern an Stelle von eingehender, differenzierter Analyse erfolgt, brauchet man wohl nicht näher auszuführen und wird in der täglichen Politik deutlich sichtbar.

Wenn man die elektronische Form der Kommunikation wählt, so gibt es neben Präsentationssoftware, gerade dort wo fließende Entscheidungsvorgänge stattfinden , oder wo etwas schrittweise am Ort erarbeitet wird, auch die Alternative des Whiteboards.

1. Powerpoint 2004

Besitzt die für MS typischen Werkzeugpaletten. Seit der Version 2004 können so wie in Keynote zwei Monitore verwendet werden, was die Verwendung der sogenannten Referententools erlaubt.

Kompatibilität: .ppt-Dokumente können in Keynote geöffnet werden, PPT kann aber selbst keine .key-Dokumente lesen.

Begleitend zu den lecture notes d/l Praesentation mit PP.

Man kann PP-Präsentationen zusätzlich mit Adobes Ovation aufmotzen.

1.1 Folien erstellen

Möglich mit Assistent oder ohne. Mit Assistent: Datei>Projektkatalog. Tab: "Neu" und links in "Gruppen" Präsentationen auswählen. Alternativ dazu wählt man Datei>Neue Präsentation. Eine neue Folie erhält man durch Einfügen>Neue Folie oder Klick auf das entsprechende Werkzeug . Man entfernt eine Folie, indem man sie im Gliederungsbereich anwählt und ENTF. Eine derart neu entstandene Folie entspricht im Layout der letzten vorher angewählten. Will man aber eine Folie mit einem anderen, vorgegebenen Layout erzeugen, so muss man zunächst die Werkzeugpalette für das Formatieren öffnen (Ansicht>Formatierungspalette) und unter Objekte hinzufügen den 1. Reiter wählen. Dort kann man unter den gegebenen Vorlagen auswählen. (Am unteren Rand der Palette gibt es einen Pfeil für nützliche Palettenoptionen). Mittels derselben Palette kann man das Design (in Keynote: Thema) für alle ändern ohne dass das einzelne Folienlayout oder der Inhalt geändert wird: Folien ändern, 1. Reiter. Eine andere Art das Thema nachträglich zu ändern geht mittels Format>Entwurfsvorlage übernehmen. Dabei hat man noch die Option, die Änderung entweder für alle oder nur für ausgewählte Folien (keine diskontinuierliche Selektion möglich) anzuwenden. Will man das Layout einer gewählten Folie ändern, so geht man auf der FP nach Folien ändern, 3. Reiter. Übrigens wird das Layout einer Folie nur dann und in so weit sichtbar, wenn man Felder mit eigenem Text belegt hat. Die Platzhaltertexte werden in der Bildschirmpräsentation nicht wieder gegeben. Will man das Layout ganz willkürlich gestalten, so lassen sich die vorgegebenen Rahmen in ihrer Größe und Position abändern oder auch löschen. Hat man derart ein neues Layout einer Folie erzeugt und braucht mehrere davon, so erzeugt man sie mittels Einfügen>Folie duplizieren.

Man kann mit Hilfe der Icons am linken unteren Fensterrand oder mit den Punkten im Menü Ansicht unter fünf möglichen Ansichten wählen:

    Normalansicht In dieser Ansicht kann man eigentlich alle 3 Felder (Gliederungsfeld, Folienfeld und Notizenfeld) ganz brauchbar bearbeiten. (Sollen in erster Linie die Notizen für die Präsentation bearbeitet werden, so klickt man auf Ansicht>Notizblatt).

    Gliederungsansicht Ein Etikettenschwindel: Es handelt sich dabei bloß um eine Veränderung der Feldgrößen gegenüber der Normalansicht. In der Gliederungsansicht kann zwar das Geschriebene innerhalb einer Folie weggeklickt werden, es können aber nicht, wie in Keynote, Folien hierarchisch angeordnet werden. Allenfalls eignet es sich etwas besser zur Texteditierung.

    Folienansicht In dieser Ansicht kann man eine einzelne, vorher in einer anderen Ansicht selektierte Folie bearbeiten.

    Foliensortierung Sortiermöglichkeit wie am Diatisch. Die Nummer steht rechts unten. Außerdem werden Übergangseffekte links unter der Folie angezeigt.

    Bildschirmpräsentation In dieser Ansicht wird eine Vorschau der Präsentation wiedergegeben oder die Präsentation vorgeführt. Dabei werden auch eingefügte Animationen und Übergänge angezeigt. Um zur nächsten Folie zu wechseln, klickt man mit der Maustaste. Zum Beenden der Präsentation ESC drücken.

Man will nicht immer alle Folien durchschauen müssen, wenn man gerade die letzten paar checken will. Deshalb gibt es Bildschirmpräsentation>Bildschirmpräsentation einrichten… wo man den Bereich der zu betrachtenden Folien angeben kann.

„Referententools“ können beim Wiedergeben der Präsentation auf einem zweiten Bildschirm verwendet werden. Sie werden auf jeden Fall angezeigt, egal ob man die Präsentation mit Bildschirmpräsentation>Referententools anzeigen startet oder mit Bildschirmpräsentation>Bildschirmpräsentation anzeigen.

Sollen gewisse Elemente (z. B. ein Logo, Datum, Name etc.) auf allen Vorlagen gleich sein, so bedient man sich der Master (Ansicht>Master>). Dabei wirkt sich der Titelmaster auf alle diejenigen Folien aus, die mit dem ersten der vorgegebenen Layouts, dem Titelfolienlayout, erzeugt wurden. Der Folienmaster wirkt sich auf alle übrigen Folien aus. Auch wenn man alle Folien einer Präsentation löscht, so bleiben doch die Masterfolien erhalten, nicht aber, wenn man das Thema ändert.

1.2 Simple Elemente einfügen

Objekte werden formatiert über Format>Objekt…

Eine Objektauswahl kann mit shift-Klick erweitert werden. Man kann sie dann gruppieren und auch die z-Achse verändern. Das alles mit dem obersten Werkzeug der Zeichenpalette

1.2.1 Text

Text in die vorgegebenen Felder einfügen oder durch Tippen von Text nach Anwahl von Ansicht>Symbolleisten>Zeichnen und dem entsprechenden Werkzeug oder Einfügen>Textfeld.

Um Text mit einem anderen Objekt fix zu verknüpfen, bedient man sich der Gruppierung von Objekten

Bulleted Text (Aufzählungen) erzeugt man entweder indem man das entsprechende vorgefertigte Layout wählt, oder indem man nach erzeugen des Textfeldes Format>Nummerierung und Aufzählungszeichen… wählt. Jeder Zeilenumbruch erzeugt einen neuen Punkt, außer man macht ein shift-return.

1.2.2 Zeichnungen/Bilder

Grafische Elemente wie Linien und Zeichnungen fertigt man mit den Werkzeugen der entsprechenden Werkzeugpalette an Ansicht>Symbolleiste>Zeichnen und Ansicht>Formatierungspalette.

Über eine gezeichnete Fläche (Rechteck, Autoform…) kann mittels Bearbeiten>Textobjekt ein mit ihr verbundener Text gelegt werden .

Bilder kommen ebenfalls aus dem Menü Einfügen, oder - zusammen mit anderem, wie Wordart - aus der Symbolleiste Zeichnen. Durch Anklicken der Schaltfläche für das Einfügen eines Bildes erhält man gleichzeitig eine weitere Symbolleiste für die Formatierung des Bildes. (Die Linealeinheiten werden in Powerpoint>Einstellungen festgelegt)

1.3 Animation

Bildschirmpräsentation>Benutzerdefinierte Animation. Weitere Möglichkeiten sind

Die Animationseffekte für ein selektiertes Objekt (Bildschirmpräsentation>Benutzerdefinierte Animation>Effekt hinzugügen…) sind in drei Kategorien unterteilt - Eingang, Betonung und Ausgang. Innerhalb dieser Kategorien sind die Animationseffekte in weitere Untergruppen unterteilt - Einfach, Spezial, Angemessen und Aufregend.

Eingangseffekte Mit diesen Effekten bestimmt man, wie Text oder andere Elemente auf einer Folie erscheinen. Beispiel: Sie können Stichpunkte auf einer Folie einzeln nacheinander erscheinen lassen, um auf jeden Punkt separat einzugehen.

Hervorhebungseffekte Man verwenden diese Effektart, um wichtige Elemente hervorzuheben. Beispiel: wenn ein Stichpunkt erscheint, können Sie alle anderen Punkte transparent oder in einer anderen Farbe erscheinen lassen, um den Fokus auf den neuen Stichpunkt zu lenken.

Ausgangseffekte Mit diesen Effekten bestimmt man, wie Text oder andere Elemente die Folie verlassen. Beispiel: Lassen Sie den Stichpunkt nach der Erörterung wieder aus dem Bildschirm hinaus fliegen.

1.4 Folienübergänge

Man wählt eine Folie und geht auf der FP (Ansicht>Formatierungspalette) unter Folien ändern, auf den 2. Reiter. Die Auswirkung des Übergangs ist im Eingang zur Folie.

1.5 Diagramme

1.6 Multimediaelemente

1.6.1 Bilder

1.6.2 Sounds

1.6.3 Filme

1.7 Bildschirmpräsentation

Steuerung mittels rechtem Mausklick (ctrl-Klick) in den Voreinstellungen wählbar.

1.8 ins Web

.ppt kann unter Datei>Als Webseite speichern… als Aggregat von .htm Dokumenten und zugehörigem Material ins Netz gebracht werden. Dabei gibt es aber erhebliche Reibungsverluste was Animationen, Sounds und Filme betrifft. Will man letztere auf eine Webseite bringen, so sind sie als Shockwave darzustellen.

Eine .ppt-Datei kann auch als QT-Movie gespeichert werden.

Werden die Folien als Grafikdateien gespeichert, so kann man deren Größe und Auflösung in den Einstellungen… unter dem Reiter Speichern festlegen.

2. Keynote

Keynote kann seine Dokumente auch als QT, PPT und PDF exportieren (Ablage>Exportieren…). Allerdings muss man beim Export in .ppt folgendes beachten: Da PPT keine hohen Bildauflösungen bringen kann wird ein Export von Keynote nach PPT unnötig groß, wenn das Keynotedokument große hochauflösende Bilder enthält. In so einem Fall empfiehlt es sich, die Auflösung der Bilder vor dem Export zu verringern.

Keynote kann zwei Monitore verwenden, wodurch man auf einem der beiden seine Notizen oder anderes anzeigen kann. Außerdem gibt es Keynote für das iPad, wodurch es möglich ist, seine Präsentationen auf dem iPad mitzunehmen und z.B. über den VGA-Adapter zu beamen. Dabei bleibt die Steuerung am iPad, die Präsentation selbst läuft über den Beamer.

2.1 Gliederungsansicht

In Keynote kann man hierarchische Ordnungen einführen, entsprechend etwa der Gliederungsansicht in MS-Word.

2.2 Hyperlinking

Man kann in einer Präsentation die gesamte Hyperlink-Funktionalität in Bezug auf Verweis von einer Seite auf eine andere mittels Text, Grafiken oder ganzen Folien bauen. Dazu muss man nur wissen, dass man leere, durchsichtige Textfelder über Bereiche der Folie legen und diese mit Hyperlinks versehen kann. Dabei richtet sich die Ebenenschichtung der einzelnen Felder nach dem Zeitpunkt ihres Entstehen. Letzterzeugte Felder liegen auch zuoberst. Mit dem Menü Anordnen kann man diese Elemente aber nach vorne oder hinten verschieben, so wie man das gerade braucht.

3. Videocue

4. Flash und Shockwave

Beide Dateitypen können in keines der Präsentationsprogramme importiert werden, sie stellen aber selbst die Mögleicht einer Präsentation zur Verfügung mit weitaus umfangreicheren Möglichkeiteb als die vorherigen Programme - dafür ist auch die Lernkurve steiler.

5. Front Row

Das Programm Front Row läuft auf Macs und hat ein gänzlich anderes Anwendungsprofil als PowerPoint oder Keynote. Mit Letzteren werden dem Thema entsprechend selbst erstellte Stichworte auf den Schirm gebracht. Der Sinn von Front Row dagegen besteht darin, alle Medieninhalte die auf dem Mac vorhanden sind in ansprechender Art zu zeigen und über eine einfache Menüanwahl ahnlich wie bei einer DVD aufrufen zu können.  Der erste Auswahlschirm präsentiert sich etwa so:

In weiterer Folge kann man dann den Interpreten, das Album und denjenigen Titel auswählen, der abgespielt werden soll.

6. Verwendete Abkürzungen

FP Formatierungspalette
MS Microsoft
PDF Acrobat-Format (Dateiaustauschformat)
PPT PowerPoint
QT QuickTime

7. Literatur

MS-Online Tipps und Infos für Mac
Kleine lustige online Anleitung für eine ältere Version von PPT (englisch)

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