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Grau geschriebener Text bezeichnet Information, die zwar auch interessant, aber für die meisten Leser unwesentlich ist.

Vorbemerkungen

Das Programm existiert in unterschiedlichen Versionen, nämlich dem einfachen Filemaker, Filemaker Pro und der developerversion. Das Programm der Wahl ist hier FileMaker Pro. Die aktuelle Version ist fp7 und ist sowohl in Mac- als auch in Windows-Version verfügbar. Auf der einen Plattform erstellte Applikationen laufen auch auf der anderen. Es wird von Microsoft als das an Office am besten angepasste Programm bezeichnet (MacUp 11/99, S.1). Für Benutzer die noch mit MacOS 9 arbeiten ist es beim Erstellen von cross-platform Dateien wichtig, für die Windowsbenützer am Ende der Datei .fp7 anzuhängen, damit der Dateityp von Windows auch erkannt wird. Bei MacOS 10 geschieht das automatisch.

fp ist - wie z.B. auch Excel - sprachsensitiv. D.h. man muss sich hüten Feldbezeichnungen wie «sum of Zahlenreihe» in einer deutschen Datenbank zu verwenden, da sie falsch interpretiert wird, wenn ein Benutzer die englische Version verwendet.

Eine FileMaker Pro-Datenbank ist eine Datei, die aus einer oder mehreren Tabellen besteht. Eine Tabelle besteht aus Datensätzen und Feldern, die Ihre Daten speichern und anzeigen. Ein einzelner Eintrag in einem Feld (Ansicht-Modus) nennt man Zelle (sie ist die kleineste Informatinseinheit einer Datenbank). Die Zellen werden in einem oder mehreren Layouts angezeigt.

Daten einer Datenbank kšnnen nach unterschiedlichen Kriterien ausgewählt und/oder sortiert werden. Datenbanken kšnnen untereinander verknüpft werden, sodass Daten der einen auch in der anderen verfügbar sind.

1. Grundlagen

1.1 Erstellen oder Öffnen der Datenbank mit / ohne Layouts

Nach dem Starten des Datenbankprogramms kann man eine neue Datei erstellen, eine vorhandene eigene öffnen oder ein vorgefertigtes Template (Layout) verwenden. (Das Sezieren von Templates gibt wertvolle Aufschlüsse über die Gestaltungstechnik von Datenbanken). Allerdings muss man bei der Installation von fp7 im Anschluss an die normale Installation noch den Deutsch Extras-Ordner von der CD kopieren, da sich darin u.a. die Vorlagen befinden.

Beginnt man die Erstellung aber ab initio, so bekommt man ein Dialogfeld mit den Registern Tabellen, Felder und Beziehungen. Zu Beginn wird man in der einen, von vorn herein vorhandenen Tabelle Datenfelder erzeugen. Bei der Namensgebung für Datenfelder sollte man sich des Gebrauchs von Zeichen wie Klammer, Beistrich, Amperset, mal, minus etc. ebenso entschlagen wie der Worte und, oder, nicht… da diese sonst nicht mehr in Formeln verwendet werden können.

Hat man die Felder in der Tabelle fertig, so kann man auch eine weitere Tabelle anlegen, in der andere Felder definiert werden, die eventuell auch über Beziehungen mit Feldern der ersten Tabelle verbunden sein kšnnen. Darüber später mehr.

Die Datenbank wird schon beim Anlegen auf einem Festspeicher gesichert und jede Änderung wird sofort auf die Platte geschrieben. Es gibt, nachdem man ein Feld verlassen hat kein UNDO! Deshalb sollte man auch immer eine oder besser mehrere Sicherungskopien seiner Datenbank(en) angelegt haben.

Die Art wie man in eine vorhandene Datei einsteigt findet sich unter Ablage>Dateioptionen>Öffnen/Schließen. Hier wird bestimmt ob und wie man sich beim Einstieg anmelden muss. Näheres über Sicherheitsoptionen findet sich im Kapitel Passwšrter.

1.2 Bedienmodi

Unter dem Menüpunkt Ansicht findet man vier Modi, in denen die DB verwendet wird:

¥ Im Blätternmodusgeben Sie Daten ein und zeigen Datensätze an
¥ Im Suchenmodus suchen Sie nach Datensätzen oder Gruppen von Datensätzen
¥ Im Layoutmodus geben Sie an, wie Daten auf dem Bildschirm oder beim Drucken angezeigt werden.
¥ Im Seitenansichtsmodus werden Ihre Seiten so angezeigt, wie sie gedruckt werden.

Nebst der Verwendung des Menüs Ansicht kann man auch die Modus-Schaltflächen links oben oder das Modus-Einblendmenü unten im Programmfenster verwenden.

Innerhalb des Blättermodus und auch wenn man sich nur in einem bestimmten Layout befindet, kann man in drei unterschiedliche Ansichten schalten:

¥ Als Formular anzeigen
¥ Als Liste anzeigen
¥ Als Tabelle anzeigen

Dabei ist die Formular-Ansicht die normale Ansicht in diesem Layout, die Listenansicht eine fortlaufende Ansicht aller Datensätze im normalen Layout und die Tabellenansicht ein Instant-Tabelle, bei der alle Felder gemäß ihrer TAB-Ordnung angezeigt werden.

2. Typen von Datenfeldern

Beim neu Anlegen der Datenbank wird sowohl nach einer Feldbezeichnung (einem Namen für das Feld) gefragt, als auch nach dem Typ. Dabei gibt es unterschiedliche Typen, die unterschiedlichen Zwecken dienen.

2.1 Text

Die Standardschrift wird am Mac unter Filemaker Pro>EinstellungenÉ>Schriften ausgewählt. Wählt man als Typus Text, so hat man folgende weiteren Optionen: In der Eingabe bedeutet Automatische Eingabe>von>"Name-Erstellung", dass in das Feld der Name des Computerbenutzers (eingegeben in BEARBEITEN>VOREINSTELLUNGEN>PROGRAMM>ALLGEMEIN) eingesetzt wird. Wiederholfelder sind in der Option SPEICHER zu finden. Die Wiederholfelder werden zunächst nebeneinander angeordnet. In FORMAT>FELDFORMAT>WIEDERHOLUNGEN muss angegeben werden wieviel der ausgewählten Wiederholungen in dem jeweiligen Layout gezeigt werden sollen. Auch die Ausrichtung ist dort anzugeben. Im Layoutmodus muss das Feld dann entsprechend platziert werden.

Felder, die nur bestimmte Werte enthalten können, kann man als Auswahlfelder definieren. Dazu muss man eine Werteliste definieren. Zunächst erstellt man das Feld ohne Optionen, dann im Layoutformat unter FELDFORMAT das betreffende Feld aktivieren und eine von 4 verschiedenen möglichen Stile auswählen

Anschließend ist eine zugehörige Werteliste zu definieren.

Einblendlisten werden auch angezeigt, wenn man das Feld mit TAB erreicht, Einblendmenüs nur, wenn man mit der Maus darauf klickt. Dafür können in Einblendmenüs "weitere Werte" definiert werden (ankreuzen bei der Bestimmung im Feldformatsubmenü).

Textfelder können indiziert sein, d.h. es gibt einen alphabetisch geordneten Index. Man kann diese sichtbar machen, wenn man im Blättern-Modus auf ein Feld klickt und dann cmd-I. Hat man einen Begriff wie z.B. St. Pölten, so wird das als zwei Worte angezeigt. Um es als ein Wort darzustellen, muss man ein "hard" space mittels alt-blank machen.

Vorauswahl

Felderdefinition: OPTION>ÜBERPRÜFUNG>AUS WERTELISTE>WERTELISTE DEFINIEREN. Anschließend muss auch in im Layout-Modus in FORMAT>FELDFORMAT>EINBLENDLISTE angegeben werden, denn die Vorgaben könnten ja für das selber Feld für verschiedene Layouts unterschiedlich gewählt sein.

Eine Werteliste kann auch aus einem schon vorhandenen Datensatz als externe Werteliste übernommen werden mit OPTION>ÜBERPRÜFUNGUNG>AUS WERTELISTE>WERTELISTE DEFINIEREN/NEU>Werteliste aus einer anderen Datei.

Internet

Textfelder können auch eine URL enthalten, die man durch cmd-klick aufrufen kann, wenn Internet Config Ž 1.1 installiert ist. Windows rechte Maustaste. In der URL muss zu Beginn http:// angeführt sein. Bedingung dabei ist, dass die Erweiterung URL.DLL imWindows-Ordner installiert ist.

Zahl, Datum

In Zahlenfelder kann man ungestraft Buchstaben eingeben, aber das Datumsfeld ist penibel.

Medien

Kann Töne, Bilder oder QT-Filme enthalten. Nach einem Doppelklick auf ein Medienfeld kann man es direkt anquasseln, so man ein Mikrofon an seinem Computer hat (Tonaufnahme). Die maximal mögliche Aufnahmedauer hängt von dem dem Programm zugewiesenen Speicherplatz ab.

In fp6 sind folgende Dateiformate möglich:

Graphik:
FlashPix (.FPX), GIF (.GIF), JPEG/JFIF (.JPG), MacPaint (.MAC), PDF (.PDF, Mac OS X only), Photoshop (.PSD), PICS (.PCS), PICT (.PCT), PNG (.PNFG), QuickTime Image File (.QT), SGI (.SGI), Targa (.TGA), TIFF (.TIF), Windows bitmap (.BMP)

Ton:
AIFF (.AIF), AU, Audio CD Data (Mac OS), MIDI (.MID), MP3 (.MP3), SoundFont 2 (.SF2), Sound (.SND), WAV (.WAV)
Der Import von Ton kan gelinkt und ungelinkt erfolgen.

Film- und andere MultiMediaFormate:
AVI (.AVI), DV (.DV), Cubic VR, FLC, Karaoke (.KAR), Macromedia Flash 4, MPEG-1(Playback), QuickTime Movie (.QTM), QuickTime VR, Virtual Reality (VR)

Formel

Ein Formelfeld speichert eine Formel, die das Ergebnis einer Berechnung liefert, die mit Daten im aktuellen Datensatz oder mit Daten in Bezugsdatensätzen durchgeführt wurde. Der Ergebnistyp kann sein: Text, Zahl, Datum, Uhrzeit oder Medien.

ACHTUNG FALLE: Bool'sche Zahlen können nicht einfach arithmetisch weiterverarbeitet werden. Gibt es zwei Datenfelder (Feld1, Feld2) vom Typ Zahl so liefert Feld1>Feld2 das Resultat 0 oder 1. Befindet sich in Feld1 die Zahl 17 und in Feld2 die Zahl 3, so ist das Resultat von Feld1>Feld2 gleich 1. Aber (Feld1>Feld2)*3 ist nicht gleich 3 sondern ebenfalls 1. Erst der Ausdruck Wenn(Feld1>Feld2;1;0)*3 liefert die Zahl 3

Auswertung

Der Feldtyp Auswertung erlaubt ein bestimmtes im Dialogverfahren anzugebendes Feld über die Menge der angezeigten Datensätze in Bezug auf eine Funktion (zB. Mittelwert, Summe, Minimax oder ähnliches) auszuwerten. Die Auswertung erfolgt über die Menge der derzeit aufgerufenen Datensätze (hat also nur dann Sinn, wenn man mehr als einen Datensatz aufgerufen hat).

Variable

Ist ein Feld wie jedes andere, ausser dass beim Ändern eines Eintrgas im Blättermodus ALLE Felder, die diese Variable enthalten geändert werden. Enthält einen Wert, den alle Datensätze gemeinsam haben (zB. MWSt.). Kann auch ein Medientyp sein, also zB. ein Logo. Wird es auf mehreren Layout verwendte, so ist das praktischer, als es in jedes Layout extra zu setzen. Auch beim Ändern des Logos geht das schneller und man braucht weniger Speicherplatz.

Auch geeignet für fixe Texte eines Serienbriefes.

Ändern des Typus

Feldtypus ändern indem man beim ausgewählten Feld einfach auf einen anderen Typus klickt.

Eintragen der Daten

Feldrahmen nur sichtbar, wenn man in einen klickt (eventuell sichtbaren Rahmen erzeugen)
Enter und Return haben unterschiedliche Funktionen!

Sortieren

Nebst auf- und absteigender Sortierung kann man auch mittels einer Werteliste sortieren

Suchen

Zum Suchen können auch Wildcards verwendet werden. @ ersetzt ein Zeichen, * keines bis mehrere (M@@er findet Mayer, Meier, Meyer etc., M*r findet ausserdem noch Mair, Mitterhuber, etc.)

== verlangt Feldübereinstimmung, also ==Klavier findet nicht das Feld mit dem Inhalt: Klarinette, Klavier

Suche unter mehreren Kriterien: bei 2 Feldern (Instr1 und Instr2) findet die Eingabe von Klavier in beide Felder auf einer Maske diejenigen, die als Instr1 UND als Instr2 Klavier haben (logisches AND). Für ein logisches OR müssen 2 Abfragen gesetzt werden, die erste mit Klavier in Instr1, die 2. mit Klavier in Instr2.

Man kann eine Suche Case Sensitive einrichten, sodass man bei der Suche nach Otto nur Otto, aber nicht otto findet. Die Case Sensitivity bezieht sich nur auf ein bestimmtes Feld, in der sie folgendermaßen definiert wird:
Choose File menu > Define Fields.
Select the field on which you want to perform case-sensitive finds.
Click Options.
Click the Storage tab
Change the Default language for indexing and sorting text to ASCII.
Click OK, then Done.

Doppelte Einträge in einem Feld findet man durch Eingabe von ! (Symbole). Es empfiehlt sich anschließend die Ergebnisse zu sortieren.

Layout

Layoutveränderung von Feldern im Layoutmodus je nach Bedarf mit dem Pfeil oder mit dem Textwerkzeug, je nach Anwendung.

Der linke untere Rand des Fensters hat ein paar Buttons (im Layoutmodus auch f. Orientierung der Beschriftung). Der Layoutname wird in der Layoutansicht unter LAYOUTS>LAYOUTEINSTELLUNGEN eingegeben. Ebenfalls unter Layouteinstellungen wird die Tabulatorfolge eingegeben. Normalerweise folgt sie der Reihenfolge, in der die Felder erzeugt wurden.

Objektraster ein-ausschalten über Menü, bei Windoof auch mit alt temporär abschaltbar.

Font, Fontgrößen, Stil, Farben usw. können im Layout vorgegeben werden, aber auch nachträglich für einen bestimmten Datensatz geändert werden.

Tab-reihenfolge und Layoutreihenfolge (Menü Layouts)

Die Darstellung im BrowseModus muss nicht dem Layout entsprechen, wenn man in ANSICHT nicht die Browseransicht wählt sondern Ansicht als Liste oder als Tabelle anklickt. Im letzteren Fall kann man die Spaltenbreite auf die gleiche Art wie in Excel verändern.

Felder

alignen und drehen von Feldern in Anordnen. Rahmen von Feldern. Am Layout nicht vorhandene Felder kann man hereinziehen, ebenso Bereiche.

Angleichen (also Leerstellen in einem Feld nicht drucken, wenn ein weiteres anschließt) im Menü Format auch möglich, wenn zwischen. den Feldern im Layout ein Platz gelassen wird, damit die zwei Worte nicht aneinander kleben. (Z.B. bei Briefadressen Vor-, Nachname)
Kopf, Daten-, Fußteil (Listen)

Bereiche

Objekte (also Felder, Text oder auch graphisch erzeugte Linien) gehören immer zu dem Teil (Kopf-, Daten-, Fußteil etc.) in dem sich ihr oberer linker Eckpunkt befindet. Also wird im Listenlayout nichts wiederholt, was sich auch nur mit einem einzigen Pixel im Kopfteil befindet.

Verschiebt man einen Bereich nach oben, so geht das bis zur unteren Kante des am weitest unten befindlichen Feldes. Mit opt-drag kann man auch weiter nach oben ziehen, wobei das Feld dann ev. in den nächst tiefer liegenden Bereich kommt (also z.B. vom Kopf- in den Datenbereich). Zieht man nach unten, so wird auch alles drunter tiefer geschoben, ausser man opt-zieht.

Kopfteil 1. Seite wird auf der 1. Seite anstelle des Kopfteils angezeigt
Kopfteil eine gerade Linie unter den Eintragungen im Kopfteil trennt optisch besser.
Vorangestellte Auswertung. In ihm befindet sich ein Feld oder mehrere Felder des Typs «Auswertung». Dieser Bereich befindet sich oberhalb des Datenteils. Ein Auswertungsfeld ändert sich nicht, wenn man nachträglich einen oder mehrere Datensätze verändert.
Datenteil
wird nur bis zur rechten Begrenzung der Seite gedruckt. Rechts davon platzierte Felder nicht, weshalb diese sich zum Aufnehmen von Zwischenauswertungen eignen. Im Datenteil können auch Datensätze aus einer verknüpften Datei gezeigt werden (die Datei kann auch mit sich selbst verknüpft sein, so kann man in einer Schülerkartei alle Schüler zu einer LVA anzeigen lassen. Dabei ist das Feld der LVA der Verknüpfungsschlüssel der Datenbank mit sich selbst).
Nachgestellte Auswertung. Entsprechend der vorangestellten, außer, dass sie sich unterhalb des Datenteils befindet.
Fussteil und Fussteil 1. Seite. Im Fussteil kann man die Seitennummer aus dem Menü Einfügen einfügen.
Teilauswertung, wenn sortiert nach <ein Feld auswählen>. Dieser Bereich ist im Blättermodus nicht sichtbar, sondern tritt nur beim Sortieren auf. Für jede Gruppe von Datensätzen mit konstantem Wert im Sortierfeld wird das Auswertefeld errechnet und gedruckt. Die Teilauswertung erscheint immer dort, wo das Sortierfeld wechselt. Beispiel: Datenbank mit 3 Feldern: Textfeld <Monat>, Zahlenfeld <Einnahme> und Auswertungsfeld <Monatsgewinn>, definiert als Summe des Feldes Einnahme. Wenn man Monatsgewinn anschließen in den Teilauswertungsbereich zieht, so soll es angezeigt werden, wenn nach Monat sortiert wurde. Im Seitenansicht oder Druckmodus sieht man dann die Teilsumme der Einnahmen je Monat (siehe Datei Teilauswertungsbeispiel.fp5)

Grafisches

Es ist zwischen sichtbaren und durchsichtigen Flächen und Linien zu unterscheiden (Werkzeugleiste, Musterkatalog 1. und 2. Symbol).

Hintergrundmuster durch Rechtecke mit Farbe, diese dann ganz nach hinten positionieren.

Verwenden von Hintergrundgraphiken zur Erstellung von bereits vorgegebenen Formularen in elektronischer Form (z.B. Zeugnissformular) durch Einfügen > Grafik. Ebenso wird ein LOGO als Grafik importiert. Will man es auf vielen Layouts haben, so empfiehlt sich die Verwendung einer Variablen, in die die Grafik eingesetzt wird. Das Variablenfeld selbst wird auf die Layouts positioniert. Ändert man dann die Grafik, so muss man sie nur ein mal im Variablenfeld neu einfügen.

Eine andere Anwendung für Graphikhintergründe ist das Erstellen von fp-Layouts zum bedrucken von gegebenen, vorgedruckten Formularblättern (z.B. leere Zeugnissformulare) wobei man zwecks genauer Positionierung der Felder das Formularblatt einscannt und dann als Hintergundbild in ein Layout setzt, es aber nicht mitausdruckt.

Erzeugen von 3D-look Eingabefeldern

grauen Hintergrund und weißes Fenster mit schwarzem Strich links und oben:

Im Layoutformat Feld aktivieren / Format / Feldrahmen. Ist in der Version 5 schon als embossed, engraved usw enthalten in der Objekteffektpalette des Layoutmodus. (Nur Grautöne?).

Abkürzungen

Der linke untere Rand des Fensters hat ein paar Buttons (im Layoutmodus auch für die Orientierung (horizontal/vertikal)der Beschriftung)

Layoutbereiche

(Werden aus dem linken Rand im Layoutmodus in den Arbeitsbereich gezogen) Interessant dabei zB. der Bereich Kopfteil 1. Seite: Nur im Kopf auf der 1. Seite auftretend, zB. für Logo, Firmenkopf etc.

Platzhalter

In einem Layouttext im Layoutmodus kann mit dem Menü Bearbeiten>Einfügen>Platzhalter …blah blah <<Feldname>> blah blah… ein Platzhalter der Art erzeugt werden, dass im Blättermodus zwischen den «» der Wert des Feldes "Feldname" steht.

Flexibler als Platzhalter zu schreiben ist die Verwendung von nicht abgespeicherten Formelfeldern. Z.B.:
"Sehr geehrter Herr Kollege, ich danke für die Überweisung "&Wenn(Geschlecht="w";"Ihrer Schülerin ";"Ihres Schülers ")&Vorname&" "&Nachname&".¶Die Aufnahmsprüfung ergab folgendes Ergebnis:"
Dabei ist "Geschlecht" ein Feld, das entweder m oder w enthält.

Angleichen

FORMAT>ANGLEICHEN/AUSGEBEN erlaubt zB. die sinnvolle Ausgabe von Namen auf einem Briefumschlag, wenngleich das ebenso mit Platzhaltern geschehen kann zB. bei der automatischen Erstellung der Vorlage aus den Templates). Dabei ist zu beachten, dass nur die Leerräume innerhalb des Feldes geschrumpft werden, nicht aber Abstände zwischen den Feldern im Layout und dass der Effekt nicht im Blättermodus, sondern nur in der Seitenansicht zu sehen ist.

Auch dann nützlich, wenn man unterschiedlich lange Felder (CD-Inhaltsfelder) platzsparend nacheinander ausdrucken will.

Import- Export von Dateien

Importiert man aus einer anderen fp-Datei, so kann man sowohl im Export, als auch im Import gewisse Optionen festlegen. Importiert man in eine bereits gefüllte Datei, so werden die importierten Daten angehängt. Auch ein Import aus Word ist möglich, insbesondere aus einer Tabelle ergibt sich eine einfache Zuordnungsmöglichkeit. Eine Methode aus Wordtabellen zu importieren besteht darin, die Tabellendaten auszuwählen und über Copy/Paste nach Excel zu übertragen, von wo man es als SYLK-Datei sichert, die von fp wiederum geöffnet werden kann.

Zugangsbeschränkungen und Passwörter

Die erste Beschränkung wird bei der Anmeldung vorgenommen. Wie schon zu Beginn erwähnt kann die Anmeldung auf bestimmte User beschränkt werden. Man kann die Manipulationsmöglichkeiten für den Benutzer einschränken, indem man in Ansicht>Statusbereich das Checkmark wegklickt und so die linke Leiste des Benutzerfensters versteckt. Das hat aber nicht viel Zweck, so lange der Benutzer noch Zugriff auf die Menüs hat. Dies lässt sich über Passwörter steuern.

Passwörter sind über ABLAGE>ZUGRIFFSBERECHTIGUNG>PASSWÖRTER zu definieren. Nachdem man ein Passwort angegeben hat, markiert man rechts die zugehörigen Optionen. Unter anderem kann man dabei die verfügbaren Menübefehle einschränken.

Durch Passwörter kann man aber noch keine Layouts oder bestimmte Datenfelder für Benutzer sperren. Dazu benötigt man Gruppen: ABLAGE>ZUGRIFFSBERECHTIGUNG>GRUPPEN. Man gibt erst der zu erstellenden gruppe einen Namen und klickt dann auf «Zugriff…». Klickt man eine Gruppe an, so kann man in der 2. Spalte regeln, welche Passwörter zu dieser Gruppe gehören und in Spalte 3 und 4 welche Berechtigungen diese Gruppe hat. Dabei bedeutet ein schwarzer Punkt lesen und schreiben, eine Kreis nur lesen und ein grauer Punkt keinen Zugriff. Man muss darauf achten, dass man genau auf den Punkt klickt und nicht auf den Namen.

Wenn etliche Benutzer das gleiche Passwort verwenden, so kann man es in BEARBEITEN>VOREINSTELLUNGEN>DOKUMENT eingeben. Will der Benutzer dann mit einem anderen Passwort einsteigen (das ihm dann anzunehmenderweise mehr Rechte verleiht), so muss er beim Öffnen der Datei die Alt-Taste am Mac (Windows: Umschalttaste) gedrückt halten, damit die Kennwortabfrage erscheint.

Über Scripts mit der Funktion Status(aktuellBenutzername) kann auch der Benutzername eines aus dem Netz zugreifenden Computers abgefragt werden und damit der Zugriffslevel gesteuert werden.

Einen gewissen Schutz von Eingabefeldern kann man auch erreichen, indem man über die zu schützenden Felder einen unsichtbaren Button legt, der zwar ein Skript haben muss, aber das kann ein wirkungsloses sein. Manche User können den Button entfernen (Layoutänderung erlaubt) und somit Eingaben machen, andere aber nicht.

Funktionen und Formeln

Die in fp verfügbaren Funktionen sind ein vorgefertigter Satz von Operatoren, die es ermöglichen aus gegebenen Werten (Zahl, Text…) neue Werte zu bilden.

Formeln setzen sich aus einer oder mehreren Funktionen zusammen wie im folgenden Beispiel aus fp5 "Formeln und Scripts", das allerdings in fp7 nicht mehr funktioniert, da die Funktionen geändert wurden :

Berechnen des Alters einer Person: Diese Formeln vergleichen den Wert in dem bestehenden Datumfeld Geburtsdatum mit dem Wert, der mit Hilfe der Funktion "Heute" ermittelt wurde.
In der folgenden Formel wird das Alter einer Person im
Textformat "yy Jahre; xx Monate; zz Tage" angezeigt.
Alter
Alter (Formel; Textergebnis) =
ZahlZuText (Jahr (Heute) - Jahr (Geburtsdatum) - Wenn (Heute < Datum (Monat (Geburtsdatum); Tag (Geburtsdatum); Jahr (Heute)); 1; 0)) & " Jahre; " & ZahlZuText (Rest (Monat (Heute) -Monat(Geburtsdatum) + 12 - Wenn (Tag (Heute) < Tag (Geburtsdatum); 1; 0); 12)) & " Monate; " & ZahlZuText (Tag (Heute) - Tag (Geburtsdatum) + Wenn (Tag (Heute) >= Tag (Geburtsdatum); 0; Wenn (Tag (Heute - Tag (Heute)) < Tag (Geburtsdatum); Tag (Geburtsdatum); Tag (Heute - Tag (Heute))))) & " Tage"

Vorsicht bei Datumsfeldern in fp5. Auch wenn sie im Betriebssystem als TT/MM/JJJJ angegeben sind und auch so in fp angezeigt werden, so ist doch die Funktion als Datum(M;T;J) angeschrieben. Intern wird das Datum überhaupt als die Anzahl von Tagen abgespeichert, die seit dem 31.12.0000 vergangen sind.

Scripts

Scriptmaker, Namen geben, neu, in Menü aufnehmen ankreuzen etc. für Layoutwechsel oder Einzahl/Mehrzahl je nach Feldinhalt (z.B. 1 Instrument, oder 3 Instrumente) usw. Siehe auch fp Referenz "Scriptbefehle".

Jeder Befehl mit [] hat Optionen, die rechts unten im Skriptdefinitionsfeld angezeigt sind.

Um ein Subscript laufen zu lassen, gibt es bei den Scriptbefehlen "Perform Script"

Buttons

Im Layoutmodus findet man links am Rand das Tastenwerkzeug. Dadurch, dass man bei Tasten auch die Füllung und den Rand auf durchsichtig setzen kann, kann man einen solchen Button über eine Graphik legen, die dann klickbar ist. Sogar den Namen des Buttons kann man als Platzhalter definieren!

Im Menü Format>Angleichen/ausgeben kann man für zuvor im Layoutmodus aktivierte Objekte bestimmen, dass sie nicht gedruckt werden. Das ist bei Buttons und anderen funktionalen Elementen einer Datenbank wichtig.

Ausschnitte

Ausschnitte in derselben Datei:
Man kann eine Beziehung innerhalb einer Datei benutzen um mehrere Datensätze aus derselben Datei anzuzeigen. Verknüpft man in einer Adressdatei das Feld Stadt mit sich selbst (also Stadt mit Stadt) kann man alle Namen der Personen, die in der jeweiligen Stadt wohnen in dem Ausschnitt anzeigen.

Normalerweise zeigt man in Ausschnitten Felder verknüpfter Dateien (z.B. alle Noten zu einem Schülernamen)

Relational verknüpfte Dateien

Wenn es potentiell viele unabhängige Infos zu einem Informationstyp geben kann, z.B. das Curriculum eines Studenten, so verknüpft man eine Extradatei mit ihm.

Eine wesentliche Konsequenz ist, dass auf dem Layout einer Datei auch Datensätze einer verknüpften Datei gezeigt werden können.Nachdem man mit Hilfe des Ausschnittwerkzeugs ein Fenster in eine andere Datenbank aufgezogen und einen Verknüpfungsschlüssel zu einer anderen Datei definiert hat, zieht man Felder in diesen Ausschnit hinein. Die dabei angebotenen Felder sind solche aus der verknüpften Datei die automatisch gezeigt werden, wenn die Schlüsselfelder in Datei 1 und 2 übereinstimmen.

Allgemeines über Verknüpfungen

Will man zwei Dateien verknüpfen, so müssen sie ein gemeinsames Feld enthalten, über das die Beziehung hergestellt wird. Ist zB. die Matrikelnummer eindeutig, so kann ich diese in beiden Dateien eintragen und dann auch Werte des einen Datensatzes aus dem anderen herausholen. Die Verknüpfung wird hergestellt mit ABLAGE> BEZIEHUNGEN DEFINIEREN; NEU.

Anschließend in den Layoutmodus gehen und mit Doppelklick auf Feld Namen die Feldauswahlliste öffnen. Dort kann nun wieder die Verknüpfung angegeben werden. Verwendet man als Feldtypus "Text", so wird erst upgedatet, wenn das Bezugsdatenfeld im gleichen Datensatz eingtragen, resp. verändert wird. Eine auch nachträgliche Veränderung erhält man, wenn man das Feld als Formel definiert und in der Formel die Relation zum Datenfeld des anderen Datensatzes angibt.

Zieht man eine Auswahl (im Layout) auf, so muss man anschließend noch mit dem Feldwerkzeug das entsprechende Feld in die Auswahl ziehen.

1:N Verknüpfung

Eine 1:N Verknüpfung besteht dann, wenn es zu N Angaben in einer Bank genau eine Angabe in einer anderanderen gibt. Z.B. Jeder bestimmte Student besucht N Lehrveranstaltungen.Als Schlüsselfeld dient die Matrikelnummer, die im File Personen Stammdaten jeweils nur einmal vorkommen darf, also eindeutig sein muss(Feldüberprüfung!). Im Datensatz Studenten Semestererfolge kommt dieses Schlüsselfeld aber zum Teil auch öfter vor, nämlich dann, wenn ein Student mehrere LVAs besucht oder aber auch gar nicht, wenn noch kein Student diese LVA besucht hat.

N:M Verknüpfung

Will man die Beziehung zwischen N angebotenen Lehrveranstaltungen und M Studenten erfassen, so braucht man neben den offensichtlichen Datenbanken"LVAs" und "Personen Stammdaten" eine dritte, sogenannte Kreuztabelle, im Beispiel die Datenbank "Studenten Semestererfolge", die im Wesentlichen die Felder «Matrikelnummer» und «LVA nummer» enthält. Ein Datensatz in der Kreuztabelle entspricht also der Teilnahme eines Studenten an einer LVA. Für jede LVA gibt es hier so viele Datensätze, wie diese LVA Teilnehmer hat; all diese haben die gleiche «LVA nummer». Nimmt ein Student an mehreren Kursen teil, so existieren in der Kreuztabelle mehrere Datensätze mit der gleichen Matrikelnummer , aber verschiedenen LVA nummern. Mit Hilfe dieser Beziehungen kann die Kreuztabelle zu einem Datensatz, der je eine LVA nummer und eine Matrikelnumer gespeichert hat, den Teilnehmernamen und den LVA-namen zeigen.

Will man in der Kreuztabelle "Studenten Semestererfolge" zu einer gewählten LVA die Liste aller Teilnehmer sehen, so muss man die LVA nummer aus der Datenbank "LVAs" herauskopieren und in "Studenten Semestererfolge" in eine Suchmaske einsetzen (die Aktionsfolge ev. als Skript definieren). Analog wenn man alle Kurse eines Teilnehmers sehen will.

Arbeitet man mit einer Kreuztabelle, so müssen die anderen beiden Datenbanken seit Version 5 nicht offen sein.

Hat man in einer Referenztabelle zwar ein Schlüsselfeld was aber nicht eindeutig ist, so kann man ein sekundäres Schlüsselfeld erstellen und dann über dieses verknüpfen. Gibt es z.B. daten zu einem Studenten mit eindeutiger Matrikelnummer, aber für jedes Jahr andere, so kann man ein im gesamten Datensatz eindeutiges Schlüsselfeld konstruieren, indem man der Matrikelnummer die Jahreszahl des gewünschten Datensatzes vorsetzt. Also Student 991234 in 2001 ergäbe im Schlüsselfeld 2001991234 (errechnet aus 10000*Jahreszahl + Matrikelnummer)

Erweiterungen

Erweiterungen (Plug-Ins) erweitern den Funktionsumfang des Programms. Hat man z.B. die entsprechende Erweiterung um Zahlen in Barcodes umzuwandeln, nämlich "Peninsula Barcode PlugIn", so legt man dieses in den Ordner FileMaker Erweiterungen und die zwei zugehörigen Zeichensätze BARcode.suit und OCR-ANormal.suit in den Ordner Fonts im Ordner Library.

Nachdem man im Programm ein Feld für die Eingabe der Zahl angelegt hat (z.B. mit dem Namen UmzwandelndeZahl) legt man ein zweites als Formelfeld folgendermaßen an:

In Operatoren/Darstellung wählt man den gewünschten Barcode aus den Externals und setzt unten durch klicken auf eines der Externals und einsetzen des Bezugsfeldes die entsprechende Formel ein. In der Fontzuweisung für das Formelfeld muss dann im Layoutmodus nur noch der entsprechende Font zugewiesen werden und die Arbeit ist getan download Beispiel.

Die Website von Filemaker bietet etliche Zusätze zum Download an.

FileMaker und das Web

Mit der Hilfe von XML lassen sich Datenbankinhalte im Web darstellen. Dazu werden die Daten im Format XML exportiert und von XSLT-style sheets in das entsprechende Format transformiert. Näheres siehe [1], S.34ff, FileMaker XML Central, und die XSLT-Bibliothek von Filemaker

Das Web bietet auch viele Hilfen, Schablonen und Plug-Ins. z.B. www.clarotools.com

Abkürzungen

DB Datenbank
fp FilemakerPro
MS Microsoft
   
   
   
   
   
   
   
   

 

Literatur

[1] Dr. Christopher Busch: Das Profibuch zu FileMaker Pro 6 (SmartBooks, 2003)
Charles Rubin: The Macintosh Bible Guide to FileMaker Pro (Peachpit Press)
Nicolaus Busch et al.: Das Grundlagenbuch zu FileMaker Pro (SmartBooks)
Dr. Christopher Busch: Das Profibuch zu fpPro (SmartBooks)
über fp Scripting siehe MacUp 11/99, S.51

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